對(duì)很多OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，它只是一個(gè)辦公軟件，并不具備平臺(tái)的功能。而協(xié)同辦公平臺(tái)則不同，它不但集成了OA系統(tǒng)的全部應(yīng)用，更是流程、數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、業(yè)務(wù)的整合平臺(tái)，也是一個(gè)快速自定義開(kāi)發(fā)平臺(tái)，具有極強(qiáng)的整合性、集成性、開(kāi)放性和拓展性。
那么我們應(yīng)該如何選擇協(xié)同辦公平臺(tái)，避免和OA系統(tǒng)之間搞混淆呢？
首先，在選擇協(xié)同辦公平臺(tái)時(shí)，我們要考察該產(chǎn)品是否能夠很好的做到以下三點(diǎn)：
1、整合協(xié)同辦公平臺(tái)內(nèi)部的應(yīng)用協(xié)同辦公平臺(tái)功能繁多，涉及各部門(mén)、各業(yè)務(wù)，如果這些功能相互獨(dú)立而不能互聯(lián)互通，就失去了“協(xié)同”的真諦，會(huì)給員工平添大量重復(fù)工作，降低工作效能。比如，任務(wù)分配可以直接添加到日程計(jì)劃中，文件公文可以直接保存到檔案管理中，考勤數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入到工資管理中，報(bào)銷單可以直接關(guān)聯(lián)借款單，審批數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表……
如果說(shuō)OA系統(tǒng)是一條高速公路，那么協(xié)同辦公平臺(tái)就像一個(gè)港口，它不但整合了海陸空的立體化交通體系，也承擔(dān)著各種貨物（即流程、數(shù)據(jù)、信息等）的高效加工，分類存儲(chǔ)，和有效協(xié)同。因此，協(xié)同辦公平臺(tái)將企業(yè)內(nèi)部各辦公要素串聯(lián)起來(lái)，結(jié)成一張大網(wǎng)，以流程為線，人員為點(diǎn)，動(dòng)態(tài)協(xié)同，敏捷高效。
2、整合第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用企業(yè)通常有ERP、CRM、HR、財(cái)務(wù)軟件等各種管理系統(tǒng)，他們要面向不同的業(yè)務(wù)部門(mén)使用。但是對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，卻不可能頻繁的切換于不同的系統(tǒng)之間，而是希望能夠通過(guò)統(tǒng)一的入口和平臺(tái)，集中查看關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，全面監(jiān)控業(yè)務(wù)過(guò)程，進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。這就需要協(xié)同辦公平臺(tái)有能力整合第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和辦公的一體化管理，讓管理者可以全盤(pán)掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，集中進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理。所以，幾乎所有的協(xié)同辦公平臺(tái)都可以實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，但實(shí)現(xiàn)方式卻大相徑庭，這是需要用戶注意的。有的平臺(tái)讓用戶自己就可以便捷的實(shí)現(xiàn)，有的卻必須依賴于廠商的二次開(kāi)發(fā)，這就會(huì)產(chǎn)生大量的后期成本，給應(yīng)用造成很大的不便。
3、可以靈便的自定義功能模塊優(yōu)秀的協(xié)同辦公平臺(tái)，必須是一個(gè)優(yōu)秀的自定義開(kāi)發(fā)平臺(tái)。確切的說(shuō)，這是一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，而非開(kāi)發(fā)平臺(tái)，因?yàn)橛脩魺o(wú)須掌握任何開(kāi)發(fā)技術(shù)，只要了解自己的業(yè)務(wù)，就可以在界面上搭建出各種個(gè)性化的功能模塊，而無(wú)需編寫(xiě)代碼。
許多
公司將這種平臺(tái)稱之為“魔方架構(gòu)”，意思是讓用戶像轉(zhuǎn)動(dòng)魔方一樣，搭配出自己需要的業(yè)務(wù)模塊，它為什么這么靈活而神奇呢？其實(shí)，從技術(shù)角度來(lái)說(shuō)，所有的功能模塊都可以看做是由表單、流程和報(bào)表的構(gòu)成的。表單定義了做什么，流程定義了怎么做，報(bào)表則展現(xiàn)了過(guò)程和結(jié)果。我們正是通過(guò)不同的表單、流程和報(bào)表組合，來(lái)實(shí)現(xiàn)“隨需應(yīng)變”的業(yè)務(wù)管理。
當(dāng)然，這種平臺(tái)說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，因?yàn)橐獙踩?、靈活性、適用性、易用性達(dá)到一個(gè)完美的平衡是非常困難的，這需要強(qiáng)大的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)和長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐積累。協(xié)同辦公平臺(tái)是解決方案的核心部分，領(lǐng)導(dǎo)可以在任意一點(diǎn)掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運(yùn)行，從而達(dá)到提升管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的目的；同時(shí)利用協(xié)同辦公平臺(tái)作為信息化平臺(tái)，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，充分發(fā)揮信息化帶來(lái)的實(shí)際作用
